Como Fazer uma Acta de Reunião: Guia Completo e Exemplo Prático
A elaboração de uma acta de reunião é uma prática fundamental para qualquer organização que pretenda manter registos fiéis e organizados das suas deliberações. A acta funciona como documento oficial que regista o que foi discutido, decidido e planeado, servindo de memória futura e instrumento de transparência. Um texto bem construído, claro e objectivo, garante que todos os participantes, bem como terceiros interessados, possam compreender facilmente os pontos abordados e as decisões tomadas.
A preparação da acta começa antes mesmo da reunião. O secretário ou responsável pelo registo deve ter consigo a ordem de trabalhos, a lista de participantes e o material necessário para anotações. Durante a reunião, é essencial registar a data, a hora, o local, os presentes e ausentes, bem como os assuntos tratados. O texto da acta deve ser redigido na terceira pessoa e de forma impessoal, evitando opiniões ou juízos de valor, concentrando-se apenas nos factos.
No início do documento, deve constar a identificação da instituição, seguida da indicação da data, hora e local em que a reunião ocorreu. Em seguida, apresentam-se os nomes dos participantes e a ordem de trabalhos. Cada ponto tratado deve ser descrito com clareza, incluindo as intervenções principais, propostas apresentadas, votações realizadas e respectivas deliberações. No final, a acta é lida e aprovada pelos presentes e assinada pelos responsáveis.
Exemplo de Acta de Reunião
Acta nº 05/2025
Aos vinte e quatro dias do mês de Agosto de dois mil e vinte e cinco, pelas dez horas, reuniu-se o Conselho Pedagógico do Instituto Técnico da Katembe, nas instalações da mesma, sob a presidência do Director, Dr. António Surage. Estiveram presentes os seguintes membros: Maria Silva, João Ferreira, Luís Gomes e Carla Rocha, tendo justificado a ausência o formador Paulo Mendes.
Ordem de trabalhos: 1) Avaliação das actividades do segundo semestre; 2) Planeamento da visita de estudo à central hidroeléctrica; 3) Preparação dos instrumentos de avaliacao.
No primeiro ponto, a professora Maria Silva apresentou o relatório das actividades, destacando a participação dos formandos em feiras científicas. Após discussão, o relatório foi aprovado por unanimidade. No segundo ponto, deliberou-se que a visita de estudo se realizará no dia quinze de Setembro, ficando a organização a cargo do formador João Ferreira. No terceiro ponto, decidiu-se a calendarização das provas finais, a ocorrer entre vinte e cinco e trinta de Outubro.
Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião pelas doze horas, tendo-se lavrado a presente acta, que será assinada por mim, secretário, e pelo presidente.
